Checklist: qué revisar antes de que tu stand llegue a la feria

La mayoría de los problemas que aparecen el día del montaje no son de diseño, son de logística: algo que se podía haber comprobado con una semana de antelación y que, al no hacerlo, se convierte en una llamada de urgencia mientras el camión ya está en la puerta del recinto.

Esta es la checklist que revisamos en cada proyecto antes de que el stand salga hacia la feria.

Normativa y documentación del recinto

• ¿Está aprobado el plano técnico del stand por la organización de la feria, si el recinto lo exige?
• ¿Cumple la altura máxima permitida en tu parcela concreta? (varía por pabellón y por posición dentro del mismo)
• ¿Tienes el seguro de responsabilidad civil que suele pedir el recinto?
• ¿Está tramitado el acceso de montaje (acreditaciones, horarios de carga y descarga)?

Suministros del stand

• ¿Está solicitada la potencia eléctrica necesaria, con margen para iluminación, pantallas y cualquier equipo adicional?
• ¿Necesitas conexión de agua o internet, y están pedidas con antelación suficiente? (algunos recintos tienen plazos de varias semanas)
• ¿Sabes dónde está el cuadro eléctrico asignado a tu parcela?

Transporte y materiales

• ¿Está confirmada la franja horaria de descarga en el muelle de carga del recinto?
• ¿El material está paletizado o embalado de forma que aguante el transporte sin daños en gráfica o estructura?
• ¿Hay una lista de inventario del material que sale hacia la feria, para poder verificarla a la llegada?

Equipo de montaje

• ¿El equipo tiene el plano técnico actualizado (no una versión anterior del diseño)?
• ¿Están previstas las horas de montaje dentro de la ventana que asigna el recinto? (algunos exigen turnos nocturnos los días previos)
• ¿Hay refuerzo de montadores confirmado si el proyecto lo requiere?

Últimos detalles antes de abrir puertas

• ¿Está probada la iluminación y cualquier equipo audiovisual del stand?
• ¿Se ha limpiado el stand y retirado todo el material sobrante de montaje?
• ¿El equipo comercial que va a atender el stand conoce la disposición y sabe dónde está cada zona (reuniones, almacén, producto)?

Ninguno de estos puntos es complicado por separado. El problema es dejarlos todos para el último día, cuando ya no queda margen de reacción.

Cuándo empezar a revisar esta lista

Como referencia general: normativa y suministros, entre 3 y 6 semanas antes del evento. Transporte y equipo de montaje, la semana previa. Últimos detalles, el propio día de montaje. Si quieres que nos encarguemos de gestionar todo este proceso por ti, es exactamente la parte de "gestión integral de proyecto" que solemos incluir en el servicio.

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